Er lijkt een oneindig aantal digitale hulpmiddelen op de markt te zijn. Er bestaan digitale oplossingen voor bijna elke bedrijfsbehoefte, van tijdsplanning tot het toewijzen van middelen of verkoopprocessen. Bijna alle tools komen ook met een nieuwe naam of acroniem, en het bijhouden van alle trends en jargon kan onmogelijk aanvoelen.
Onix Work is zo'n tool, en ook die heeft een acroniem voor zijn segment. Deze afkorting is ECMS en staat voor equipment compliance management system.
Deze blog geeft een basisintroductie:
Equipment Compliance Management Systems (ECMS) zijn digitale oplossingen die bedrijven helpen om te voldoen aan de wettelijke vereisten voor arbeidsmiddelen.
Digitale ECMS'en bieden de hulpmiddelen om documentatie en informatie over materieel te beheren, bij te houden en te delen met de mensen die het nodig hebben.
Het doel van deze systemen is om te voldoen aan de wettelijke vereisten, de operationele efficiëntie te verhogen en de veiligheid op de werkplek te verbeteren.
Het Onix ECMS, Onix Work, bestaat uit een overkoepelend softwareplatform dat alle gegevens voor het toezicht op materieel opslaat en beheert, en vier aanvullende toepassingen die zijn afgestemd op de behoeften van de gebruiker:
Onix biedt ook een distributiefunctie voor het delen van documentatie met niet-gebruikers, genaamd Onix Express.
ECMS is ontworpen ter ondersteuning van elke persoon of organisatie die arbeidsmiddelen bezit, gebruikt, beheert, inspecteert, onderhoudt of levert.
De software kan worden gebruikt voor het beheer van elk type materieel dat opvolging, bijbehorende documentatie of tracering vereist. Voorbeelden van materieel die via een ECMS kan worden beheerd zijn:
Onix Work is de eerste keuze ECMS voor meer dan 80.000 eigenaren, gebruikers, inspecteurs en leveranciers van materieel. Het wordt veel gebruikt in verschillende industrieën, waaronder energie, energie, bouw en maritiem. Vandaag de dag worden meer dan 10 miljoen actieve apparaten beheerd via de software in 28 landen.
Hoewel Onix al twintig jaar systemen ontwikkelt en levert, zijn digitale ECMS-systemen een relatief nieuw en onderbenut hulpmiddel.
In plaats van een gespecialiseerde tool te gebruiken voor het compliance management van materieel, gebruiken bedrijven vaak handmatige methoden zoals pen en papier of Microsoft Excel.
Het komt ook vaak voor dat bedrijven proberen de mogelijkheden van bestaande systemen zoals ERP-software (Enterprise Resource Planning) uit te breiden om arbeidsmiddelen te beheren.
Een ander alternatief zijn geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen (CMMS). Net als ERP's kunnen deze een aantal functies bieden voor digitaal materieelbeheer, maar vaak missen ze de mogelijkheden om te voldoen aan compliance-eisen gedurende de gehele levenscyclus van materieel.
De gespecialiseerde functies van ECMS'en onderscheiden zich het sterkst van algemeen gebruikte oplossingen.
Met een digitaal ECMS worden documentatie en gegevens over materieel op één plaats bewaard en zijn ze voor iedereen toegankelijk. In plaats van te moeten zoeken in stapels papierwerk, eindeloze spreadsheetversies of meerdere softwareprogramma's, is alle benodigde informatie over werkmaterieel toegankelijk met één druk op de knop via handheld- of desktopapparaten. Met toepassingen die zijn afgestemd op de behoeften van de gebruiker, wordt het voldoen aan wettelijke vereisten een moeiteloos onderdeel van de normale werkdag.
Onix Tags bieden nog meer mogelijkheden om dagelijkse nalevingstaken te vereenvoudigen. Door werkmaterieel te taggen met QR-, RFID- of NFC-tags kan deze ter plekke worden gescand voor onmiddellijke identificatie en directe toegang tot essentiële informatie zoals inspectiegeschiedenis en werkchecklists. Alle wijzigingen of meldingen over materieel worden direct bijgewerkt, terwijl traceerbaarheid en zichtbaarheid altijd gegarandeerd zijn.
Onix Work onderscheidt zich ook van andere ECMS'en door zijn open karakter.
Dit betekent dat het toegankelijk is voor alle belanghebbenden in de waardeketen van materieel en niet is gebonden aan één enkele partij, zoals een inspecteur of leverancier van materieel. Hierdoor kan iedereen die met materieel werkt samenwerken en informatie delen in één systeem. Tegelijkertijd kunnen ze dat systeem aanpassen met extra applicaties en aanpasbare gebruikersinstellingen en toegang om aan hun specifieke behoeften te voldoen. Dit verwijdert silo's en geeft iedereen een betere controle over arbeidsmiddelen.
Wilt u meer weten over het Onix ECMS?
Een aantal voordelen van ECMS'en is hierboven al genoemd, maar er zijn nog meer specifieke voordelen voor elke categorie belanghebbenden in de waardeketen voor materieel: gebruikers, inspecteurs en leveranciers.
Eigenaren van materieel zijn er uiteindelijk verantwoordelijk voor dat hun materieel veilig kan worden gebruikt en voldoet aan alle relevante voorschriften. Dat is een zware last en kan complexe processen en stapels papierwerk met zich meebrengen.
Met een ECMS zoals Onix Work wordt deze last verlicht, omdat de documentatie van de materieel altijd beschikbaar is en eenvoudig kan worden bijgehouden naast de onderhoudsgegevens. Alle grijze gebieden rond de status of locatie van materieel worden weggenomen, waardoor onjuist gebruik of verlies wordt voorkomen. Tegelijkertijd zorgen eenvoudige digitale tools die open en verbonden zijn ervoor dat iedereen die materieel gebruikt tijd kan besparen en op één plek kan samenwerken. Dit helpt bij het ontwikkelen van een positieve veiligheidscultuur.
Voordelen:
Het omarmen van ECMS kan een onderscheidende factor zijn voor materieelinspecteurs. Ze kunnen zich onderscheiden bij klanten door documentatie en rapporten rechtstreeks via een gedeeld systeem te leveren en bij te dragen aan een soepel beheer van de materieel van hun klant.
Het gebruik van Onix Inspect als een extra toepassing van Onix Work kan de snelheid en nauwkeurigheid van materieelinspecties aanzienlijk verbeteren en inspecteurs helpen een positieve klantervaring te bieden. Digitale checklist, eenvoudige materieelidentificatie met tags, offline modus, automatisch genereren van documentatie en digitale levering dragen allemaal bij aan snellere en nauwkeurigere inspecties. Inspecteurs hebben gemeld dat ze inspecties tot vier keer sneller hebben afgerond met Onix.
Voordelen:
Er is een enorme hoeveelheid administratie en documentatie nodig wanneer leveranciers van materieel bestellingen verwerken en aan klanten leveren. Elk afzonderlijk apparaat moet vaak handmatig worden genummerd en wordt geleverd met specifieke documentatie. Omdat er meerdere gegevens moeten worden ingevoerd en er op verschillende locaties afzonderlijke processen plaatsvinden, is de kans op fouten groot.
Met een digitaal ECMS kan die kans worden verkleind met geautomatiseerde systemen, sjablonen, eenvoudige materieelidentificatie en digitale overdracht van documenten. Het resultaat is een verbeterde nauwkeurigheid, volledige traceerbaarheid en een sterke klantervaring.
Voordelen:
ECMS is de moderne manier om materieel te beheren en zal een essentieel hulpmiddel worden naarmate de regelgeving zich ontwikkelt om digitale documentatie voor werkmaterieel verplicht te stellen.
In de Europese Unie (EU) wordt deze verandering van kracht in 2027, wanneer de EU-machinerichtlijn vereist dat alle documentatie van arbeidsmiddelen digitaal wordt aangeleverd. Bedrijven die met materieel werken, zullen zich moeten voorbereiden op het beheren van grote hoeveelheden digitale documentatie.
Als gevolg van deze veranderingen worden ECMS'en niet alleen leuk om te hebben voor verbeterde efficiëntie, veiligheid en naleving - maar een noodzaak om te hebben. Het maken van een plan voor de implementatie van een ECMS in bedrijven die werken met materieel is een belangrijke eerste stap op weg naar naleving op de lange termijn. Gespecialiseerde digitale oplossingen voor naleving, beheer en onderhoud van materieel zullen bedrijven helpen zich te onderscheiden van de massa en ervoor zorgen dat ze klaar zijn voor de toekomst.
Hulp nodig bij het ontwikkelen van uw plan voor een efficiëntere, veiligere toekomst met arbeidsmiddelen? Neem contact op en hoor hoe Onix kan helpen 👇
