Helse og sikkerhet for utstyrseiere: Har du kontroll?
Å vite hva utstyrsprodusenter og inspektører er ansvarlige for kan virke enkelt nok. Men hva med deg som utstyrseier? Har du full kontroll over ditt eget ansvar?
Det ser ut til å være et uendelig antall digitale verktøy på markedet. Det finnes digitale løsninger for nesten alle forretningsbehov, og de kan dekke alt fra tidsplanlegging til ressursallokering eller salgsprosesser. Nesten alle verktøyene kommer også med et nytt navn eller akronym, og det kan føles umulig å holde tritt med alle trendene og sjargongen.
Onix Work er et slikt verktøy, og også det har et akronym som dekker sitt segment. Forkortelsen er ECMS, som står for Equipment Compliance Management System.
Denne bloggen vil gi en grunnleggende innføring i dette:
ECMS (Equipment Compliance Management System) er digitale løsninger som hjelper bedrifter med å oppfylle lovpålagte krav til arbeidsutstyr.
Digitale ECMS gir muligheter for å administrere, spore og dele utstyrsdokumentasjon og informasjon med ulike brukere og nøkkelpersoner.
Målet med disse systemene er å oppfylle lovkrav, øke effektiviteten i driften og forbedre sikkerheten på arbeidsplassen.
Onix ECMS, Onix Work, består av en overordnet programvareplattform som lagrer og administrerer alle data for utstyrstilsyn, og fire tilleggsapplikasjoner som er skreddersydd for brukernes behov:
ECMS er utviklet for å støtte enhver person eller organisasjon som eier, bruker, administrerer, inspiserer, vedlikeholder eller leverer arbeidsutstyr.
Programvaren kan brukes til å administrere alle typer utstyr som krever oppfølging, relatert dokumentasjon eller sporing. Eksempler på utstyr som kan administreres gjennom et ECMS, er blant annet:
Onix Work er førstevalget som ECMS for over 80 000 utstyrseiere, brukere, inspektører og leverandører. Det er mye brukt i en rekke bransjer, inkludert energi, kraft, bygg og anlegg og maritim sektor. I dag administreres over 10 millioner stykker aktivt utstyr gjennom programvaren i 28 land.
Selv om Onix har utviklet og levert systemer de siste tjue årene, er digitale ECMS-er et relativt nytt og underutnyttet verktøy.
I stedet for å bruke et spesialisert verktøy for samsvarsstyring av utstyr, bruker bedrifter ofte manuelle metoder som penn og papir eller Microsoft Excel.
Det er også vanlig at virksomheter forsøker å utnytte eksisterende systemer, som for eksempel ERP-programvare (Enterprise Resource Planning), til å administrere arbeidsutstyr.
Et annet alternativ er datastyrte vedlikeholdsstyringssystemer (CMMS). I likhet med ERP-systemer kan de tilby noen funksjoner for digital utstyrshåndtering, men de mangler ofte evnen til å ivareta kravene til samsvar gjennom hele utstyrets livssyklus.
ECMS-enes spesialiserte funksjoner er det som skiller dem sterkest fra vanlige løsninger.
Med digitale ECMS-er oppbevares dokumentasjon og data om utstyret på ett sted og er tilgjengelig for alle. I stedet for å lete gjennom papirbunker, endeløse regnearkversjoner eller flere programvareprogrammer, er all nødvendig informasjon om arbeidsutstyret tilgjengelig med et tastetrykk via håndholdte eller stasjonære enheter. Med applikasjoner som er skreddersydd for brukernes behov, blir det å oppfylle lovpålagte krav en uanstrengt del av arbeidshverdagen.
Onix Tags gir ytterligere potensial til å forenkle de daglige oppgavene. Ved å merke arbeidsutstyr med QR-, RFID- eller NFC-brikker kan det skannes på stedet for umiddelbar identifikasjon og øyeblikkelig tilgang til viktig informasjon som inspeksjonshistorikk og sjekklister. Eventuelle endringer eller varsler om utstyr oppdateres umiddelbart, samtidig som sporbarhet og synlighet alltid er sikret.
Onix Work skiller seg også fra andre ECMS-er ved at det er et åpent system.
Det betyr at det er tilgjengelig for alle interessenter i utstyrets verdikjede, og ikke låst til én enkelt part, for eksempel en inspektør eller en utstyrsleverandør. Dermed kan alle som jobber med utstyr, samarbeide og dele informasjon i ett og samme system. Samtidig kan de tilpasse systemet med tilleggsapplikasjoner og tilpassbare brukerinnstillinger og tilgang slik at det dekker deres spesifikke behov. Dette fjerner siloene og gir alle bedre kontroll over arbeidsutstyret.
Noen av fordelene med ECMS er fremhevet i avsnittet ovenfor, men det finnes flere spesifikke fordeler for hver kategori av interessenter i utstyrets verdikjede - brukere, inspektører og leverandører.
Det er utstyrseierne som til syvende og sist er ansvarlige for at utstyret deres er trygt å bruke og i samsvar med alle relevante forskrifter. Det er en tung byrde å bære, og det kan innebære komplekse prosesser og store mengder papirarbeid.
Med et ECMS som Onix Work blir byrden lettere, ettersom utstyrsdokumentasjonen alltid er tilgjengelig og enkelt kan holdes oppdatert sammen med vedlikeholdshistorikken. Eventuelle uklarheter rundt utstyrets status eller plassering fjernes, noe som forhindrer feil bruk eller tap. Samtidig betyr enkle digitale verktøy som er åpne og tilkoblede, at alle som bruker utstyret, kan spare tid og samarbeide på ett sted. Dette bidrar til å utvikle en positiv sikkerhetskultur.
Fordeler:
ECMS kan være en differensierende faktor for utstyrsinspektører. De kan skille seg ut overfor kundene ved å levere dokumentasjon og rapporter direkte gjennom et felles system og bidra til en smidig administrasjon av kundens utstyr.
Ved å bruke Onix Inspect som en tilleggsapplikasjon til Onix Work kan man forbedre hastigheten og nøyaktigheten på utstyrsinspeksjonene betraktelig, og hjelpe inspektørene med å gi kundene en positiv opplevelse. Digital sjekkliste, enkel utstyrsidentifikasjon med tagger, offline-modus, automatisk generering av dokumentasjon og digital levering bidrar alle til raskere og mer nøyaktige inspeksjoner. Inspektører har rapportert at inspeksjonene går opptil fire ganger raskere med Onix.
Fordeler:
Det kreves mye administrasjon og dokumentasjon når utstyrsleverandører behandler bestillinger og leverer dem til kundene. Hvert enkelt utstyrsstykke må ofte nummereres manuelt og leveres med spesifikk dokumentasjon. Med flere datainnganger og siloprosesser på tvers av ulike avdelinger er det et betydelig potensial for feil.
Med et digitalt ECMS kan dette potensialet reduseres ved hjelp av automatiserte systemer, maler, enkel utstyrsidentifikasjon og digital overføring av dokumenter. Resultatet er økt nøyaktighet, total sporbarhet og en sterk kundeopplevelse.
Fordeler:
ECMS er den moderne tilnærmingen til samsvarsstyring av utstyr og vil bli et viktig verktøy etter hvert som regelverket utvikler seg til å kreve digital dokumentasjon for arbeidsutstyr.
I EU vil denne endringen tre i kraft i 2027, når EUs maskindirektiv krever at all dokumentasjon av arbeidsutstyr skal leveres digitalt. Virksomheter som arbeider med utstyr, må forberede seg på å håndtere store mengder digital dokumentasjon.
Som et resultat av disse endringene vil ECMS ikke bare bli et gode å ha for å forbedre effektiviteten, sikkerheten og etterlevelsen - det vil bli et must å ha. Å lage en plan for implementering av et ECMS i virksomheter som arbeider med utstyr, er et viktig første skritt mot å sikre langsiktig samsvar. Spesialiserte digitale løsninger for samsvar, styring og vedlikehold av utstyr vil hjelpe bedrifter med å skille seg ut fra mengden og sikre at de er klare for fremtiden.
