Elsk det eller hat det, Excel er kommet for å bli. Men er Excel det beste alternativet for å administrere utstyret ditt på? Vi tror ikke det. Excel har absolutt sine begrensninger, noen som kan stoppe virksomheten din eller ganske enkelt gjøre driften dyrere fordi de tar lengre tid å utføre.
Les mer om hvorfor et program for vedlikehold og administrasjon av utstyr er bedre enn Excel.
1. Excel forstår ikke endringer i reguleringsmiljøet eller nye lovgivninger i din bransje
Regler og forskrifter er i stadig endring, og nye kommer til. Følger Excel automatisk oppdateringer fra nye lokale, nasjonale eller internasjonale lovgivninger? Nei. Kan den programmeres for å passe dine bransjebehov og sømløst oppdateres over tid? Nei.
Excel kan være et stivt, statisk verktøy – men regelverket og lovverket i din bransje er ikke statisk. Du trenger et fleksibelt verktøy som fungerer med dine unike forretningsbehov.
2. Excel er et verktøy utsatt for feil
Excel gjør det enkelt å lage datainntastingsfeil og gjør det vanskelig å oppdage disse feilene. Spesielt over tid. Vi har alle vært der – feil formler, data som er kopiert og limt inn feil og ødelagte koblinger – feil underveis som gjør det å skaffe, tolke eller validere data til en stor utfordring. Disse er normalt ikke gjort med vilje, men kan være ganske vanskelige å oppdage, spesielt når Excel brukes over tid eller med store mengder data.
Bruk av Excel til utstyrets vedlikeholds- og administrasjonsbehov gjør også bedriften sårbar for datakrasj, virus og maskinvarefeil. Se for deg et datakrasj eller at du mister den bærbare datamaskinen (og dokumentet lagres lokalt på den bærbare datamaskinen). Tenk deg også at regnearket ditt blir borte – hva gjør du nå? Excel kan ikke hjelpe deg når dataene er borte.
Lagring av regneark på en delt plassering betyr at datavalidering og sikkerhet også kan være et problem. Vil du virkelig ta sjansen på at dataene dine er feil, eller du kan ikke finne sertifikater akkurat når du trenger dem (eller når en inspektør trenger dem)?
3. Excel kan ikke lagre sikkerhetssertifikater, samsvarserklæringer eller brukermanualer
Excel kan kanskje dekke noen av dine datavedlikeholds- og administrasjonsbehov, men den kan ikke lagre PDF-kopier av sikkerhetssertifikatene og samsvarserklæringene dine. Det har heller ikke kapasitet til å lagre brukermanualer for hvert utstyr.
Å bruke et alt-i-ett-program for vedlikehold og administrasjon av utstyr betyr at alle data, alle sertifikater og til og med brukermanualer for hvert utstyr er lagret på ett og samme sted – på en gang. Denne informasjonen er tilgjengelig for deg, dine kunder eller andre du velger ved å enkelt skanne en QR-kode eller RFID-tag.
4. Excel kan ikke spore dataene dine i sanntid
Regneark er ubrukelig til å holde oppdaterte sammendrag av data eller utstyrsinformasjon. Dette gjelder spesielt hvis vedlikehold av Excel vanligvis er delegert til ikke-teknisk administrator eller en ekstern leder som kanskje ikke fysisk er på arbeidsplassen din. Å bruke Excel betyr at det blir nesten umulig å spore dataene dine i sanntid.
Tidsforsinkelsen mellom det som skjer i sanntid og det som spores i Excel kan gjøre virksomheten din mindre effektiv.
5. Excel lar deg ikke samarbeide gjennom hele verdikjeden
For en drøm det ville vært hvis leverandørene dine kunne gjøre noen av dataregistreringsoppgavene dine for deg, ikke sant? Tenk deg å motta en datafil fra leverandøren din som ganske enkelt kan lastes opp til et program, i stedet for å måtte sette av dager, uker eller noen ganger måneder for å legge inn informasjon manuelt i Excel. Snakk om effektivitet!
Drømmen din er en realitet når du bruker et utstyrsvedlikeholds- og administrasjonsprogram fordi leverandørene dine digitalt kan levere nøyaktig dokumentasjon på en gang. Og i sin tur kan bedriften din gjøre akkurat det samme for leverandørene dine – eller til og med kundene dine. Excel kan rett og slett ikke gjøre det.
6. Excel hjelper deg ikke å lett tilpasse seg til behovene til virksomheten din eller forutsi fremtidige behov
Excel kan bli for detaljert, gjøre det vanskelig å holde oversikt eller rett og slett ikke reflektere hva som er relevant for din unike virksomhet. Dette gjør det vanskelig å håndtere kundenes etterspørsel i nåtid eller forutsi fremtidige behov. Å bruke et utstyrsvedlikeholds- og administrasjonsprogram er et robust, men mindre komplekst alternativ for stresset som Excel kan medføre for virksomheten din.
Konklusjon
Når du bruker en digital løsning for vedlikehold og administrasjon av utstyr, kan du være sikker på at dataene og dokumentasjonen er nøyaktig, konsistent og fullstendig. Du er også trygg på at dine data og dokumentasjon har oppfylt alle nødvendige juridiske krav. Du kan også dele denne informasjonen med sentrale interessenter, 24/7 – uavhengig av deres geografiske plassering eller trinn i verdikjeden. Du har full kontroll over hvilken informasjon som er inkludert i dokumentasjonen din og hvordan du bruker den til å forutsi fremtidige behov.
Vil du høre mer om hvordan en digital løsning for vedlikehold og administrasjon av utstyr som Onix Work kan øke effektiviteten til virksomheten din? Ta kontakt:
