Som innkjøpssjef er du kanskje ikke ekspert på programvare for kontroll av løfteutstyr. Med denne sjekklisten får du en «jukselapp» med de viktigste spørsmålene du trenger for å finne frem til riktig løsning for din bedrift.
Å velge riktig programvare er en kritisk beslutning for enhver bedrift. Det gjelder spesielt programvare som skal hjelpe dere å håndtere løfteutstyr på en sikker og effektiv måte, med så lite personavhengighet som mulig.
Mange av punktene på en sjekkliste før man kjøper programvare er generiske, andre punkter er viktige for mer spesialiserte løsninger. I denne sjekklisten har vi kombinert klassiske krav til programvare med innspill vi har fått fra engasjerte kunder og egne eksperter.
- Kompatibilitet og integrering med eksisterende systemer: Det er viktig at programvaren kan integreres med de systemene du allerede har på plass, ikke minst ERP, CRM og andre driftssystemer.
- Funksjonalitet: Sørg for at programvaren har alle nødvendige funksjoner for å administrere og overvåke løfteutstyret effektivt. Det gjelder ikke minst dokumentasjon av tekniske data og resultatene fra utførte kontroller.
- Automatisk hukommelse: Løfteutstyr har høye kontrollkrav, både når det gjelder regelmessighet og ved endring av bruk. Programvaren bør gi dere automatiske varslinger, slik at dere ikke blir avhengige av enkeltpersoners prestasjoner.
- Lokasjonsdata: Programvare for kontroll med løfteutstyr bør også hjelpe dere med å optimalisere beholdningen av ulikt utstyr. Rett utstyr, til rett sted, til rett tid. Med QR-koder og andre sporingsenheter, kan dere enkelt vite hvor utstyret befinner seg, når det sist ble kontrollert og hvilken tilstand det har.
- Rapportering: Kan programvaren generere rapportene som kreves?
- Brukervennlighet: Løsningen bør være enkel å bruke og kreve minimal opplæring. Med mobile apper blir det enkelt og effektivt for brukere «i felten» å bruke løsningen.
- Åpen plattform: Leverandører, ansatte som brukere, dere som eiere samt inspektører bør alle ha tilgang til programvaren. Det gjelder både å hente ut og å legge inn viktig informasjon.
- Kundeservice og teknisk støtte: Det er essensielt at leverandøren tilbyr rask og kvalitativt god kundeservice og teknisk støtte, både under implementering og etter kjøpet.
- Brukerforum: God brukerstøtte er viktig. Enda bedre blir det når du får møte andre kunder og diskutere utfordringer fra kundenes ståsted.
- Datasikkerhet: Programvaren bør ha robuste sikkerhetsegenskaper for å beskytte bedriftens sensitive data. Krev to-faktor innlogging og skylagring.
- Oppdateringer: Skybaserte løsninger krever ikke lokal skreddersøm, og derfor er oppdateringer rimeligere, samtidig som dere blir mindre avhengige av konsulenter.
- Lovgivning og overholdelse av reguleringer: Programvaren skal kunne hjelpe bedriften å overholde alle relevante lover og reguleringer rundt håndtering av løfteutstyr.
- Tilpasningsevne: Programvaren bør være fleksibel og kunne tilpasses etter bedriftens spesifikke behov, inkludert å operere i ulike jurisdiksjoner med andre krav enn dere er vant til.
- Totalpris: Sammenlign prisen på programvaren med budsjettet og finn ut om det er kostnadseffektivt. Husk å også ta hensyn til de langsiktige kostnadene som oppgraderinger, vedlikehold og teknisk støtte.
- Pålitelighet og omdømme til leverandøren: Gjør research for å sørge for at leverandøren er pålitelig og har et godt omdømme i bransjen. Er det for eksempel en løsning som inspektører liker å bruke?
- Demo og pilot: Kan dere få se løsningen «in action» tilpasset utfordringene i din bedrift, og kan dere få prøve dere frem i en testversjon av løsningen?
- Referanser og case-studier: Be om referanser fra andre bedrifter som har brukt programvaren, eller se på case-studier for å få en bedre forståelse av hvordan den fungerer i praksis.
Hva er din erfaring? Er det noen punkter vi burde lagt til eller trukket fra? Vi tar gjerne en prat om hvilke krav som bør oppfylles for denne type programvare i din bedrift.
